Seguro que te suena esta sensación: «hay algo que se me está olvidando y no sé qué es».
Puede que hayas tenido una época con más estrés del habitual, o que haya surgido algo inesperado (una mudanza, la enfermedad de un familiar, un examen gordo) que te haya obligado a pausar un montón de actividades durante un tiempo.
Y ahora tu vida es como perseguir pollos por un corral enorme.
O puede que lo hayas dado por imposible y estés como este señor
Cada día recuerdas algo que tenías que haber hecho y no has hecho. Te multan en la biblioteca por no llevar los libros y te olvidas de responder a ese cliente tan importante.
Y no solo eso, sino que las tareas pendientes te quitan energía para lo demás. Como si tuvieras abiertos mil programas en el ordenador que chupan toda la capacidad de tu CPU. Te has metido en un círculo vicioso: la ansiedad te paraliza y cada vez tienes más cosas pendientes.
¿Qué puedes hacer para volver a agarrar la vida por los cuernos? ¿Para recuperar tu paz mental y tener la tranquilidad de que vas a resolver a tiempo todas tus tareas pendientes?
La respuesta es un Brain Dump o Volcado Cerebral. E incluso los nazis lingüísticos tenéis que reconocer que Volcado Cerebral suena horrendo, así que voy a clavar otro clavo en mi ataúd de extranjerismos desvergonzados y a utilizar la expresión inglesa.
En este post te contaré brevemente en qué consiste esta técnica y cómo puedes ponerla en práctica AHORA YA. Y al final te invito a que compartas conmigo una semana de Brain Dump para que empecemos la primavera haciendo sitio a lo importante.
[No me he olvidado de la última parte del post de valores, que conste. Está en el horno]
¿En qué consiste el Brain Dump?
La idea es encontrar y apuntar TODAS las tareas pendientes que tienes (o crees tener) en este momento de tu vida. Esto no es tan fácil como sentarse a escribir tareas pendientes diez minutos. Algunas de ellas no están tan accesibles, porque se relacionan con temas con los que no piensas a menudo.
Es parecido a esas zonas de tu casa que nunca limpias porque no las ves: las rejillas de la campana extractora, la parte de debajo de los electrodomésticos…
Tardé mucho más tiempo del que estoy dispuesta a confesar en saber que esto se desmontaba para poder limpiarlo.
Lo que vamos a hacer es asociar todo lo que podamos: utilizando la increíble capacidad de nuestra mente para relacionar una cosas con otras, escarbaremos en los confines de nuestro cerebro para sacar la grasa y el polvo de lugares donde ni siquiera sabíamos que estaban.
Además, vamos a dedicar un tiempo a organizar y programar esas tareas pendientes; de esta forma, no solo las habremos sacado a la luz, sino que tendremos la tranquilidad de que vamos a hacerlas bien y a tiempo.
¡Vamos al lío!
Fase 1: volcar
Se trata de anotar todas, absolutamente todas las tareas pendientes que te vengan a la mente: tanto las urgentes y concretas, como otras más ambiguas o lejanas (aprender a tocar el piano, buscar información sobre un viaje…). Para ello es buena idea:
- Ir por todas las habitaciones de tu casa.
- Repasar los sitios donde sueles apuntar cosas: libretas, Evernote u otras apps.
- Revisar la bandeja de entrada de tu correo electrónico.
- Chequear whatsapps y mensajes.
- Repasar tu lista de contactos del móvil.
Para el volcado se recomienda usar al menos una mañana, e incluso varios días. Deja la lista en un lugar visible y ve apuntando todo.
Esta es la fase más importante de todas, y por eso he preparado un documento donde tienes los pasos uno a uno. Puedes descargártelo aquí.
La idea es que haciendo el Brain Dump a lo largo de varios días, en lugar de en una sola sentada, darás espacio a tu cerebro para que salgan a flote las tareas y planes más recónditos.
Fase 2: procesar
Si todo ha ido bien, en este punto tendrás una lista monstruosa con varias decenas de tareas. ¡No te asustes! Quizá pienses que te vas a agobiar con esa lista delante, pero te sorprenderá darte cuenta de que escribirlo todo ya es de por sí tranquilizador. Se parece a alumbrar a los monstruos que temías en tu infancia: sacarlos a la luz te hará ver que no eran tan terribles.
Ahora ha llegado el momento de convertir todos los ítems de tu lista en bloques: tareas concretas, con un principio y un final, que puedan resolverse en menos de una hora.
¿Qué pasa si tienes actividades o proyectos más grandes? Tienes dos opciones:
- Dividirlos en los bloques que las componen (si son pocos). Por ejemplo, si tienes «solucionar papeleo Hacienda», conviértelo en «Ir a Hacienda a preguntar» + «rellenar papeles Hacienda».
- Para grandes proyectos, identificar el primer bloque y anotar el proyecto aparte. Si tienes «Escribir novela» conviértelo en «Anotar ideas para novela» + «Escribir novela».
Fase 3: dividir (y vencer)
Lo más probable es que tus bloques correspondan a distintas categorías: «trabajo», «tareas de casa», «hobbies»… Ahora ha llegado el momento de asignar cada uno a su categoría correspondiente en el sistema que utilices para organizarte: tu agenda, una libreta, Evernote, Wunderlist…
Si no tienes ningún sistema, yo personalmente recomiendo Wunderlist, que es muy sencillo e intuitivo. Puedes instalarlo gratis aquí.
Mi recomendación es que archives las tareas que sabes que no vas a realizar en menos de dos-tres semanas en una lista llamada «algún día», para no tenerlas flotando constantemente en tus listas de día a día.
En cuanto a los proyectos pendientes que aún no has dividido en bloques, puedes anotarlos en sus listas correspondientes o crear una lista aparte de «PGL» («Proyectos Grandes y Locos»).
Fase 4: anotar las fechas límite y programar recordatorios para lo más importante
Este paso es fundamental para tu paz interior y para que consigas, de hecho, completar tus tareas en algún momento en lugar de aplazarlas sine die.
Repasa todos los bloques y añade una fecha de vencimiento a los que tienen un límite temporal. Si estás acostumbrado a repasar tus listas cada día, no es necesario que hagas nada más; si no es así o eres muy despistado (como yo), te recomiendo que programes recordatorios en tu calendario.
Fase 5: dedicar uno o dos días a quitarte tareas de en medio
Esta fase es opcional: puedes ir completando las tareas a ritmo normal y ya está. Pero, en mi experiencia, completarla hará que te sientas como un superhéroe y te dará un extra de paz interior.
Busca un par de días tranquilos (un festivo o un sábado pueden ser buenas oportunidades, ya que los demás no trabajan y te interrumpirán menos) y ve completando bloques de tus listas. Empieza por los que sean más breves y te den menos pereza: el objetivo aquí es más cuantitativo que cualitativo. Trata de eliminar al menos un 50% de ítems de todas tus listas.
Y no te olvides del automarketing: en vez de llamar a este día Sábado de tareas pendientes, llámalo Brain Dump Party o Fiesta de la paz mental.
Únete a los demás jipis en un Brain Dump colectivo
He creado un documento con todos los pasos del Brain Dump uno por uno para que no se te olvide nada. Este va a ser el programa:
- Días 1, 2 y 3: seis mini-propuestas para recopilar las tareas de tu Brain Dump.
- Día 4: instrucciones para procesar, dividir y añadir recordatorios a tus tareas.
- Día 5 (preferiblemente un sábado o día libre): Fiesta de la paz mental: durante 3-4 horas, te dedicarás a ANIQUILAR esas tareas pendientes.
¿Te animas? ¡Descarga aquí el documento!
¡Nos vemos!
[Y en breve seguimos con la tercera entrega de la Guía Definitiva para Actuar según tus Valores]
Pues a mí «volcado cerebral» me suena fantástico 🙂
Jajaja ¿en serio? Bueno, pues ya se va a quedar así xD Un abrazo, Antonio.
Yo suelo usar esta técnica, aunque no sabía que se llamaba así. Para ello, utilizo Wunderlist. Lo que no suelo apuntar son lo que tú llamas proyectos grandes y locos, entre otros que no sé citar porque no los tengo identificados, solo que me salen natural no escribirlos. Lo que me da mucha rabia es apuntar tareas que no dependen de mí. Pero para esas tareas me ha encantado la idea de crear una lista de algún día. Me he apuntado. Ya veremos lo que sale. Un abrazo.
Me ha hecho gracia lo de un sábado o festivo que te interrumpen menos. Los que tenemos niños esperamos en cambio la tranquilidad del lunes 😉
Jajaj cierto. Sesgo de sin-hijos 😉 Un abrazo y gracias por comentar, Rubén.
Hola Marina!!!! Muchas gracias por tu post. Me parece super útil.
Vamos a ver como andan esos rinconcillos de mi cabezota.
Abrazos desde la isla de los volcanes (Lanzarote)..
Gracias a ti por comentar, Fran. ¡Un fuerte abrazo!
Lo de Volcado Cerebral me suena más a reciclaje pero lo prefiero en castizo, principalmente por que se escribir «friambera» y el anglicismo «tupperwuare» siempre lo escribo mal 😉 Estoy preparado para volcarme. Gracias por tus consejos Marina.
xDDDD Es como el chiste de: «Perdone, ¿tiene ácido acetilsalicílico?». «Querrá decir aspirina». «¡Eso, que siempre se me olvida el nombre!».
Abrazos, Luisma!
Buena idea! Me uno!
Yo soy de las de revisar cada día la lista de puntos TO-DO pero ahora mismo estoy en un momento en que no doy abasto y voy posponiendo las cosas, así que un poco de paz mental no me vendrá mal.
Y me apunto también la idea de la Wunderlist, que justo la semana pasada se me rompió el móvil y tuve que ir corriendo a por una agenda de papel, jaja!
Aunque es la primera vez que escribo aquí (normalmente me da pereza) que sepas que te sigo y me encantan tus consejos!
Anda, sin saberlo he usado esta técnica toda mi vida…es mucho más estresante tener esas cosas revoloteando por tu cabeza que escribirlas. Por mucho que te pases escribiendo cada chorrez que se te ocurra, al final en papel es mucho menos de lo que es en tu mente. Luego ordenas por prioridad y voilà, eres una persona productiva de nuevo.
Lo he leído tarde, (ya es 16), y además es la 1.07, y aquí estoy sin pizca de sueño pero cansada. En fin, estas son mis excusas para no haber hecho la primera parte y apuntarme, pero te escribo para obligarme a hacerlo, así que lo voy a hacer. Me apunto.
Yo también lo acabo de leer, suelo usar las listas y el Wunderlist, aunque se que podría mejorar. No me acuerdo de revisar las listas todos los días, y claro, veo que hay un mail de Marina que no pude leer cuando lo vi en mi bandeja de entrada varios días más tarde. Todo lo mando al Wunderlist, desde las tareas de lo que tengo que hacer, hasta todo lo que me gustaría, listas de artículos de blogs, listas de exposiciones que quiero ver, listas de libros que quiero, suscripciones que caducan…
Me apunto, que seguro que aprendo algo nuevo.
Un saludo
Vaya…. Pues yo aún lo leo ahora!
Me he apuntado de inmediato. Espero aún estar a tiempo!!
Eres la mejor Marina, gracias!!!
Yo lo estoy haciendo en una libreta y ya tengo una lista enorme y solo voy por el primer día, jaja! Pero me esta ayudando a organizarme y a anímarme a hacer cosas que había dado por imposibles. Un beso.
Marina, creo que llego tarde a la Brain Dump Party semanal. Sin embargo, me ha parecido muy útil y lo aplicaré por mi cuenta la próxima semana. ¡Gracias!
Hola! Estoy leyendo un poco tarde este post y quiero recomendar a todos la aplicación Wunderlist
Para esto. Es espectacular porque puedes justamente ordenar tooodas las tareas en listas e incluso poner varias listas en una carpeta. También permite marcar como importantes a algunas tareas y ponerles fecha de vencimiento. Use varios años Google calendar hasta que me sentí abrumado e hice justo lo que recomienda Marina el año pasado. Doy fe de La Paz mental que te da. Yo creo que es el orden que te dan las listas y saber que está todo anotado en cada una y saber que tienes alertas en las importantes.
Me parece interesante el reto, voy a esforzarme para hacer los pasos del Brain Dump, muchas gracias Marina. Saludos desde Chile (Valparaiso)